Traitement des données à caractère personnel

NOTE D’INFORMATION

sur le traitement des données à caractère personnel

Articles 12 et suivants du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD)

 

 

 

Objet : Informations sur le traitement des données à caractère personnel conformément aux articles 12 et suivants du Règlement (UE) 2016/679

 

Prémisse – Le règlement (UE) 2016/679 (« Règlement général sur la protection des données »), ci-après dénommé RGPD) prévoit la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel. Selon cette législation, le traitement des données à caractère personnel se rapportant à un sujet, spécifiquement défini comme « personne concernée », est fondé sur les principes de correction, de licéité et de transparence, ainsi que sur la protection de la vie privée et des droits de la personne concernée.

La présente est pour vous informer, conformément à la règle susmentionnée, que dans le cadre de la relation ou du rapport que vous avez avec notre structure, en tant que client, notre organisation est en possession de certaines données vous concernant, qui ont été acquises, même verbalement, directement ou par l’intermédiaire de tiers qui effectuent des opérations vous concernant ou qui, pour répondre à votre demande, acquièrent et nous fournissent des informations.

En vertu du RGPD, ces informations vous concernant doivent être qualifiées comme « données à caractère personnel » et doivent donc bénéficier de la protection prévue par ces dispositions. Plus précisément, en vertu de cette législation, vous êtes la personne concernée qui bénéficie des droits de protection de vos données à caractère personnel.

Conformément aux articles 12 et suivants du RGPD, notre structure, en tant que responsable du traitement, procédera au traitement des données à caractère personnel que vous avez fournies conformément à la législation, avec le plus grand soin, en mettant en œuvre des procédures et des processus de gestion efficaces pour assurer la protection du traitement de vos données à caractère personnel. À cette fin, le soussigné, en utilisant des procédures matérielles et de gestion pour sauvegarder les données collectées, s’engage à protéger les informations communiquées, de manière à éviter tout accès ou toute divulgation non autorisés, ainsi qu’à maintenir l’exactitude des données et à garantir leur utilisation appropriée.

 

En conséquence, les informations suivantes sont fournies :

 

Données à caractère personnel collectées – Le soussigné, en tant que Responsable du traitement, utilise vos données personnelles pour fonctionner au mieux dans l’exercice de ses activités.

Les données suivantes peuvent vous être demandées, même partiellement :

–      les données personnelles, le code fiscal, le numéro de TVA, le nom, le siège social, la résidence et le domicile et les coordonnées de contact ;

–      les données relatives à la relation contractuelle décrivant le type de contrat, ainsi que les informations relatives à son exécution et nécessaires à l’exécution du contrat lui-même ;

–      les données comptables relatives à la relation économique, les sommes dues et les paiements, leur évolution périodique, un résumé de l’état comptable de la relation ;

–      les données pour mieux définir la relation avec notre structure et rendre plus efficaces notre collaboration et notre efficacité opérationnelle ;

–      données concernant : vos employés et / ou collaborateurs, les informations sur votre profession ou votre entreprise.

 

Durée de conservation de vos données – Les données collectées seront conservées pendant toute la durée de la relation ou de la collaboration avec notre organisation et pendant 10 ans à compter de la date de cessation de la relation. Si, au cours de la relation contractuelle, des données sont traitées qui ne sont pas inhérentes aux accomplissements administratifs et comptables qui y sont liés, ces données seront conservées pendant le temps nécessaire pour atteindre la finalité pour laquelle elles ont été collectées, puis supprimées. Vous serez informé sur la durée de conservation de ces données lorsque celles-ci sont collectées avec des notes d’information spécifiques.

 

Caractère obligatoire ou facultatif de la fourniture des données et conséquences d’un éventuel refus – Les données essentielles pour l’exécution de la relation contractuelle doivent être obligatoirement attribuées au soussigné, ainsi que les données nécessaires pour remplir les obligations prévues par les lois, les règlements, les règles communautaires, ou par les dispositions des autorités autorisées par la loi et par les organes de surveillance et de contrôle.

Les données qui ne sont pas essentielles pour l’exécution de la relation contractuelle sont qualifiées et considérées comme des informations complémentaires et leur fourniture, si elle est demandée, est facultative. Toutefois, votre refus de fournir ces données déterminera une moindre efficacité de notre structure dans l’exécution des relations avec les tiers.

Dans le cas où des « données sensibles ou dont le traitement présente des risques particuliers » sont essentielles pour le déroulement de la relation ou pour l’exécution de services spécifiques ainsi que des obligations légales, la fourniture de ces données sera obligatoire et comme leur traitement n’est autorisé qu’avec le consentement écrit de la personne concernée (au titre de l’art. 9 et 10 du RGPD), vous devez également consentir à leur traitement.

 

Modalité de traitement – Conformément et aux fins des articles 12 et suivants du RGPD, nous souhaitons vous informer que les données à caractère personnel que vous nous communiquez seront enregistrées, traitées et conservées dans nos archives, sur support papier et électronique, conformément aux mesures techniques et organisationnelles appropriées selon l’article 32 du RGPD. Le traitement de vos données personnelles peut consister en toute opération ou ensemble d’opérations parmi celles indiquées à l’art. 4, paragraphe 1, point 2 du RGPD.

Le traitement des données à caractère personnel se fera par l’utilisation d’outils et de procédures garantissant la sécurité et la confidentialité et pourra être effectué, directement et / ou par l’intermédiaire de tiers délégués, soit manuellement sur support papier, soit à l’aide d’outils informatiques ou électroniques. Aux fins de la bonne gestion de la relation et de l’exécution des obligations légales, les données peuvent être incluses dans la documentation interne du Responsable du traitement et, si nécessaire, dans les dossiers et registres requis par la loi.

 

Activités pouvant être sous-traitées – Dans l’exercice de ses activités, le Responsable du traitement peut occasionnellement demander à d’autres opérateurs d’effectuer certains services pour son compte, tels que des services de traitement ou d’autres services ; des services nécessaires à l’exécution des opérations ou des services demandés ; des expéditions et des livraisons ; des enregistrements comptables ; des activités administratives. Si l’opérateur délégué par le Responsable du traitement pour effectuer certaines activités est une entreprise qui effectue des services de paiement, de recouvrement et de trésorerie, d’intermédiation bancaire et financière, les services suivants peuvent être effectués : traitement massif de paiements, de billets, de chèques et d’autres titres ; transmission, mise sous enveloppe, transport et tri des communications ; archivage de la documentation ; détection des risques financiers ; lutte contre la fraude ; recouvrement de crédits. Les opérateurs susmentionnés ne recevront que les informations nécessaires à la fourniture des services commandés et seront tenus de respecter la confidentialité, en interdisant l’utilisation des données fournies dans un autre but que celui qui a été convenu. Les opérateurs qui ne sont pas désignés par nous pour le traitement des données à caractère personnel seront désignés comme Sous-traitants des données (conformément à l’article 28 du RGPD) et traiteront les données dans la mesure strictement nécessaire pour fournir le service commandé et exclusivement à cette fin, et s’assureront que les personnes désignées ont signé un accord de confidentialité. Pour ce qui n’est pas indiqué ici, ces sujets devront fournir une note d’information spécifique sur le traitement des données à caractère personnel qu’ils effectuent.

Transfert de données à caractère personnel à l’étranger – Les données que vous fournissez ne seront traitées qu’en Italie. Si, dans le cadre d’une relation contractuelle, vos données sont traitées dans un État non membre de l’UE, les droits qui vous sont conférés par la législation communautaire vous seront garantis et vous en serez rapidement informé.

 

Finalités du traitement auquel les données à caractère personnel sont destinées – La principale finalité du traitement de vos données à caractère personnel que le soussigné entend effectuer est de permettre l’établissement et / ou l’évolution régulière et la bonne gestion de la relation précisée dans la prémisse.

En particulier, les finalités du traitement sont les suivantes :

  • Administratives et comptables et en particulier :
  • Exécution des obligations fiscales ou comptables ;
  • Gestion de la clientèle (administration des clients ; administration des contrats, des commandes, des expéditions et des factures ; contrôle de la fiabilité et de la solvabilité) ;
  • Gestion des litiges (non-respect des obligations contractuelles ; avertissements ; transactions ; recouvrement de créances ; arbitrage ; litiges juridiques) ;
  • Services de contrôle interne (de la sécurité, de la productivité, de la qualité des services, de l’intégrité du patrimoine) ;
  • Gestion des activités commerciales de marketing (analyse et études de marché) ;
  • Activités promotionnelles ;
  • Mesure de la satisfaction des clients.

 

Les données à caractère personnel seront traitées pour satisfaire les obligations légales, ainsi que les obligations administratives, d’assurance et fiscales prévues par la réglementation en vigueur et également pour satisfaire les fins comptables et commerciales, ou pour pouvoir remplir régulièrement les obligations contractuelles et légales découlant de la relation juridique avec la personne concernée. Les données fournies peuvent également être utilisées pour contacter la personne concernée dans le cadre d’une étude de marché sur les produits ou les services ou pour les offres ou les campagnes commerciales. La personne concernée peut en tout cas choisir librement de ne pas donner son consentement à de telles fins et indiquer également comment être contacté ou comment recevoir des informations commerciales.

 

Cadre de la connaissance de vos données – Vos données peuvent être connues par les catégories suivantes de personnes désignées par le soussigné comme sous-traitants des données ou comme personnes chargées du traitement :

  • Les employés ou collaborateurs en général employés aux
  • Bureaux de protocole et secrétariat internes ;
  • personnes en charge des enquêtes et des services ainsi que de l’entretien et de l’assistance aux services qui vous sont fournis ;
  • Employées à la comptabilité et à la facturation ;
  • Employées responsables avec la commercialisation de services ;
  • Responsables avec la satisfaction des clients ; employées responsables avec la prévention de la fraude et de l’escroquerie ;
  • Employées aux bureaux de marketing ;
  • Bureaux, services et succursales ;
  • Travailleurs externes chargés de la mise sous enveloppe de la correspondance ;
  • Consultants responsables pour fournir des conseils, assistance ou services à notre structure ;
  • Directeurs et administrateurs ;
  • Membres des organes de contrôle ;
  • Nos agents, représentants et distributeurs ;

 

Les données à caractère personnel peuvent également être connues par des sujets affiliés au soussigné, indiqués dans le paragraphe intitulé « Modalité de traitement ». Le soussigné peut déléguer à ces sujets l’exécution de certaines obligations ou l’accomplissement de certains actes en raison de l’exécution de la relation avec la personne concernée.

 

Communication et diffusion – Vos données peuvent être communiquées, ce qui signifie par ce terme la transmission de connaissances à un ou plusieurs sujets spécifiques, par le soussigné en dehors de l’entreprise afin de mettre en œuvre toutes les obligations légales et / ou contractuelles nécessaires. En particulier, vos données peuvent être communiquées à :

  1. des autres sociétés du groupe Zucchetti, y compris les sociétés mères, les filiales et les associés ;
  2. des organismes ou offices publics ou des autorités de contrôle conformément aux obligations légales et / ou contractuelles ;
  3. des établissements bancaires et / ou des établissements de crédit pour la gestion des paiements découlant de la relation contractuelle ;

 

Vos données peuvent être communiquées par le soussigné :

  • aux sujets qui peuvent accéder aux données en vertu d’une disposition législative, réglementaire ou de la législation communautaire, dans les limites prévues par ces règles ;
  • aux sujets qui ont besoin d’accéder à vos données à des fins accessoires à la relation entre vous et nous, dans la mesure strictement nécessaire à l’exécution de tâches accessoires (par exemple, les établissements de crédit et les transporteurs) ;
  • aux notre sujets consultants et / ou professionnels, dans la mesure nécessaire pour leur permettre d’exercer leurs fonctions dans notre ou leur organisation, sous réserve de notre nomination en tant que personne responsable imposant le devoir de confidentialité et de sécurité.

 

En tout cas, vos données ne seront pas communiquées, sauf à des opérateurs pour l’exécution d’actes concernant l’accomplissement des relations qui peuvent se produire avec les personnes concernées auxquels les données se réfèrent.

Diffusion – Le soussigné ne diffusera pas indistinctement vos données, ou en d’autres mots, ne donnera pas la connaissance à des sujets indéterminés, même par mise à disposition ou consultation.

Confiance et confidentialité – Le soussigné considère comme précieuse la confiance témoignée par les personnes concernées qui auront consenti au traitement de leurs données à caractère personnel et s’engage donc à ne pas vendre, louer ou céder des informations personnelles à des tiers.

 

Droits en vertu des articles 15 et suivants du RGPD – En vertu de l’article 15 du RGPD, vous avez le droit d’obtenir la confirmation de l’existence ou pas de données à caractère personnel vous concernant, même si elles ne sont pas encore enregistrées. L’exercice des droits est subordonné à la vérification de l’identité de la personne concernée, par la remise du document d’identité, qui ne sera pas conservé par le soussigné, mais seulement consulté afin de vérifier la légitimité de la demande.

Vous avez le droit d’accéder à vos données à caractère personnel et aux informations suivantes :

  1. les finalités du traitement ;
  2. les catégories de données à caractère personnel traitées ;
  3. les destinataires ou les catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été ou seront communiquées, en particulier s’ils sont des destinataires dans des pays tiers ou des organisations internationales ;
  4. dans la mesure du possible, la durée prévue de conservation des données à caractère personnel ou, si ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
  5. lorsque les données ne sont pas collectées auprès de la personne concernée, toutes les informations disponibles sur leur source ;
  6. l’existence d’un processus décisionnel automatisé, y compris le profilage selon l’article 22, paragraphes 1 et 4, et, au moins dans ces cas, des informations utiles sur la logique utilisée, ainsi que l’importance et les conséquences envisagées pour la personne concernée par ce traitement

Si les données sont transférées vers un pays tiers ou une organisation internationale, vous avez le droit d’être informé sur l’existence de garanties adéquates conformément à l’article 46 du RGPD.

Vous avez le droit de demander au responsable du traitement la rectification ou l’effacement, même partiel, de vos données à caractère personnel ou la limitation du traitement de vos données à caractère personnel ou de vous opposer, en tout ou en partie, au traitement de vos données.

 

En vertu de l’art. 2-undicies du décret législatif 196/2003, l’exercice de vos droits peut être retardé, limité ou exclu, par une notification motivée donnée sans délai, à moins que cette notification ne compromette la finalité de la limitation, pour la durée et dans la mesure où cette action est nécessaire et proportionnée, compte tenu des droits fondamentaux et des intérêts légitimes de la personne concernée, afin de sauvegarder les intérêts visés au paragraphe 1, lettres a) (intérêts protégés contre le blanchiment de capitaux), e) (la conduite d’enquêtes défensives ou l’exercice d’un droit en justice) et f) (la confidentialité de l’identité de l’employé qui signale des infractions dont il a eu connaissance en raison de sa fonction). Dans ce cas, vos droits peuvent également être exercés par l’intermédiaire du contrôleur selon les modalités prévues à l’article 160 du même décret. Dans ce cas, le contrôleur vous informera qu’il a effectué toutes les vérifications nécessaires ou qu’il a procédé à un réexamen et que vous avez le droit d’introduire un recours judiciaire.

 

Pour exercer ces droits, vous pouvez contacter notre Structure « Responsable du traitement des données à caractère personnel » à l’adresse ufficio.privacy@zucchetti.it ou en appelant le numéro 0371/594.3191 ou en envoyant une lettre au Bureau confidentialité Zucchetti, via Dante n. 17 – 26900 Lodi.

Le Responsable du traitement vous répondra dans un délai de 30 jours à compter de la réception de votre demande formelle.

Nous vous rappelons qu’en cas de violation de vos données à caractère personnel, vous pouvez déposer une plainte auprès de l’autorité compétente : « Contrôleur de la protection des données à caractère personnel »:

 

Identification du Responsable du traitement des données et, s’il est désigné, du représentant sur le territoire de l’État et du délégué à la protection des données.

Responsable du traitement – Le responsable du traitement est le soussigné : ZUCCHETTI AXESS SPA, dont le siège social est situé à via Solferino n.1 – 26900 Lodi; Tél. : 0371/594.7000; fax : 0371/594.7170; e-mail certifié : zucchettiaxess@gruppozucchetti.it; e-mail: ufficio.privacy@zucchetti.it.

 

Délégué à la protection des données – Le délégué à la protection des données est Mario Brocca dont le données de contact sont 0371/5943191 – dpogruppozucchetti@gruppozucchetti.it

 

Sous-traitants des données – Les sous-traitants des données sont des entreprises externes avec lesquelles une relation contractuelle a été établie et qui ont besoin de recevoir vos données personnelles afin de respecter ces accords

Afin de connaître les sous-traitants des données, s’ils sont désignés, et afin de connaître les personnes qui seront désignées à l’avenir pour cette fonction, toute personne concernée peut envoyer une lettre de demande au responsable du traitement, à l’adresse ci-dessus

Il convient de noter que les sous-traitants indiqués ci-dessus ne traitent pas les demandes d’exercice des droits des personnes concernées en vertu des articles 15 et suivants du RGPD. Cette activité est exercée exclusivement par le soussigné en sa qualité de responsable du traitement.

 

Représentant établi sur le territoire de l’état – Nous vous informons que, notre organisation, en vertu de l’art. 4 paragraphe 1 point 17 du RGPD, ne se produisant aucune circonstance prévue par ce règlement, qui exige une telle nomination, n’a désigné aucun représentant établi sur le territoire de l’état aux fins de l’application des règles sur le traitement des données à caractère personnel.

 

Traitements ne nécessitant pas le consentement de la personne concernée – Il convient de noter que le soussigné, même sans votre consentement, aura le droit de traiter vos données à caractère personnel si cela est nécessaire pour :

  • remplir une obligation requise par la loi, un règlement ou la législation communautaire ;
  • pour exécuter les obligations découlant d’un contrat auquel vous êtes partie ou pour remplir, avant la conclusion du
  • contrat, selon vos besoins spécifiques.

 

Votre consentement explicite n’est pas non plus nécessaire quand le traitement :

1)  concerne les données provenant de registres, listes, actes ou documents publics qui peuvent être connus de tous, sans préjudice des limites et des modalités que les lois, règlements ou la législation communautaire fixent pour la connaissance et la publicité des données ou des données relatives à l’exercice d’activités économiques, traitées dans le respect de la législation en vigueur sur le secret des affaires et le secret industriel ;

2)  est nécessaire pour la protection de la vie ou de la sécurité physique d’un tiers (dans ce cas, le responsable du traitement est tenu de porter à la connaissance de la personne concernée le traitement des données à caractère personnel par la note d’information même après le traitement lui-même, mais sans délai. Dans ce cas, le consentement est donc exprimé après la présentation de la note d’information) ;

3)  à l’exclusion de la diffusion, il est nécessaire pour effectuer les enquêtes défensives visées par la loi no. 397 de 7 décembre 2000, ou, toutefois, pour faire valoir ou défendre un droit en justice, à condition que les données soient traitées exclusivement à ces fins et pour la durée strictement nécessaire à leur poursuite, dans le respect de la législation en vigueur en matière du secret des affaires et du secret industriel ;

4)  à l’exclusion de la diffusion, il est nécessaire, dans les cas identifiés par le Contrôleur sur la base des principes établis par la loi, à la poursuite d’un intérêt légitime du responsable du traitement ou d’un tiers destinataire des données, y compris en relation avec les activités des groupes bancaires et des filiales ou entreprises affiliées, à défaut des droits et libertés fondamentales, de la dignité ou d’un intérêt légitime de la personne concernée.

 

 

Le RESPONSABLE

du traitement des données à caractère personnel

 

Zucchetti Axess Spa

    Informations personnelles

    Nom *

    Prénom *

    Société *

    Pays *

    Ville *

    Email *

    Intérêt:

    Contrôle d’accèsDétection de présenceGestion des visiteursSafetySystème anti-incendieSystème Anti-intrusionLecture des plaquesVidéosurveillanceWireless LockData CollectionVenue ManagementReconnaissance facialeWorkforce Management

    SoftwareHardware

    Message

    Oui, je souhaite m'inscrire à la liste de diffusion Zucchetti Axess

    Privacy Policy

    Data Protection. I have read the notifications and hereby give my consents below.

    I consent to be updated on commercial news, training and events.
    GIVE CONSENT

    I consent to the communication of data to companies and partners of the Zucchetti Group for commercial purposes.
    GIVE CONSENT