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GPWEB

Gestione presenze e assenze web

GESTIONE PRESENZE E ASSENZE WEB è una soluzione di controllo accessi e presenze completamente web, fruibile da qualsiasi luogo con ogni tipo di connessione Internet/Intranet, che consente di gestire in modo ottimale la rilevazione anche in aziende/enti con funzioni decentrate, quindi con più sedi, filiali, negozi, cantieri distribuiti sul territorio. La soluzione, infatti, consente alle filiali di gestire via web una rilevazione automatica presenze/assenze, in completa autonomia e senza dover installare software presso le filiali stesse.

La Gestione presenze e assenze web è una piattaforma applicativa:
•  flessibile perché si adegua con estrema facilità alle scelte organizzative del Cliente;
•  facile da utilizzare per tutti i tipi d’utente poiché pensata e strutturata per essere molto intuitiva;
•  intelligente perché è progettata per guidare l’operatore nella gestione ottimale delle problematiche.

Caratteristiche principali

La soluzione ha una struttura modulare, costituita da un modulo base di gestione presenze e da differenti moduli aggiuntivi (Portale HR, Workflow Presenze, Workflow Nota Spese e Trasferte, Workflow Piano Ferie, Monitor Assenze, Infovision ecc.) integrati, ma nello stesso tempo indipendenti, per adattarsi ad ogni esigenza aziendale.

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I Vantaggi della soluzione

Dati anagrafici

Gestione Presenze e Assenze Web dispone di un archivio anagrafico integrato con tutte le procedure della Suite HR Zucchetti e sempre aggiornato in tempo reale. Le informazioni possono essere inserite sia dalla sede centrale che da quelle periferiche (attribuendo al responsabile della sede decentrata la facoltà di inserire/modificare i dipendenti aoppartenenti al suo centro di gestione) e sono storicizzate con la registrazione temporale delle variazioni effettuate e dell’operatore che ha inserito i dati.

Procedura multi aziendale

L’applicativo può gestire anche più aziende distinte con contratti di lavoro diversi garantendo la completa separazione logica degli ambienti.

Disponibiltà dei dati in tempo reale

Tutti i terminali Zucchetti sono collegabili mediante linea telefonica o in LAN – WAN (utilizzando il protocollo TCP/IP ) ad un PC installato nella sede centrale; lo scarico delle transazioni memorizzate nei terminali viene schedulato ed attivato automaticamente ad orari preimpostati anche in assenza dell’operatore, consentendo la disponibilità dei dati in tempo reale.

Praticità

La “stazione di lavoro” non è altro che un PC su cui è installato un browser HTML connesso alla rete aziendale mediante un collegamento diretto o, nel caso di sedi remote, con una linea ISDN o ADSL. Questo significa poter avere sempre disponibile la procedura su qualsiasi computer connesso alla rete aziendale.

Gestione password – Sicurezza

La sezione riguardante la gestione delle password di accesso è stata sviluppata con particolare attenzione alla sicurezza e alla configurabilità degli accessi, in conformità alla normativa sulla privacy; per ogni utente è possibile definire:
•  la “popolazione” sulla quale potrà operare;
•  quali “sezioni” potranno essere utilizzate, con definizione di un “desktop” personalizzato;
•  per ogni sezione, il tipo di accesso (solo visualizzazione, inserimento, modifica, cancellazione);
•  la lingua utilizzata.

Flessibilità

Gestione Presenze e Assenze Web è altamente flessibile e permette:
•  la gestione di orari differenti per numero di timbrature previste (senza timbrature, monotimbratura, 2 o 4 o 6 timbrature, liberi), per tipo di flessibilità (giornaliera o periodica), per copertura dei turni di lavoro (turni a cavallo della giornata, ore in carico del giorno di entrata e di uscita);
•  il calcolo di voci quali ore teoriche, lavorate, ordinarie, giorni lavorati, giorni retribuiti, straordinario, maggiorazioni e indennità turno suddivisi per fascie orarie e giorni della settimana;
•  la rotazione automatica dei turni per gestire cicli settimanali, periodici e continui;
•  l’assegnazione di più orari allo stesso dipendente e l’individuazione automatica dell’orario effettuato in base alla sua effettiva presenza in azienda;
•  la definizione di contatori per gestire riporti, spettanze, residui, progressivi, monte ore, ecc.;
•  la gestione di timbrature autogiustificate introdotte direttamente sui terminali di timbratura.

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Moduli Aggiuntivi

Workflow presenze

Il modulo gestisce via web (Internet/Intranet) i flussi delle comunicazioni relative alle presenze e assenze tra l’ufficio del personale e i collaboratori dell’azienda. Funzionando come un vero e proprio portale aziendale, il modulo permette ai collaboratori di controllare le proprie timbrature e inserire le proprie richieste (giustificativi, permessi, straordinari e ferie) che vengono automaticamente inoltrate ai responsabili (in una scala gerarchica fino a dieci livelli) ai fini dell’autorizzazione. Le richieste, una volta approvate, sono automaticamente disponibili nel software Gestione Presenze e Assenze Web per le quadrature giornaliere. Workflow presenze è notevolmente vantaggioso perchè snellisce tutte le attività dell’ufficio del personale, conferisce maggiore autonomia a collaboratori e responsabili e migliora i servizi al personale, permettendo al collaboratore di visualizzare una serie di informazioni di suo interesse (tra cui il cartellino presenze, la situazione aggiornata della quantità di ferie, permessi ecc. del mese, progressivi e residui).

Workflow Note Spese e Trasferte

Il modulo, funzionando come un portale, consente all’utente di richiedere via web la trasferta, gli anticipi, i biglietti e le prenotazioni di viaggio e di conoscere in ogni momento lo stato di avanzamento della richiesta, che è soggetta all’approvazione dei responsabili designati.

Suddivisione Ore Lavorate

Il modulo permette all’azienda di effettuare un corretto controllo di gestione, attribuendo l’attività lavorativa svolta dal dipendente al centro di costo/commessa/cantiere presso il quale ha effettivamente operato.
Questa informazione può essere ricavata dall’anagrafico del dipendente oppure dal terminale o dalla causale della timbratura. In base alla configurazione adottata, il programma suddivide le ore lavorate sul centro di costo/commessa/cantiere opportuni.
L’operatore potrà intervenire successivamente rettificando le giornate, se necessario.  Non ci sono limiti sul numero di centro di costo/commessa/cantiere attribuibili al dipendente nel giorno.
Nella fase di suddivisione delle ore il programma effettua controlli di quadratura tra quanto dichiarato e quanto rilevato dal calcolo della presenza giornaliera.
La procedura permette di conoscere in qualsiasi momento sia il numero totale di ore lavorate da ogni dipendente suddivise per centro di costo/commessa/cantiere, sia il numero totale di ore lavorate in ogni centro di costo/commessa/cantiere suddivise per dipendente.
Sul dipendente è inoltre possibile attribuire il campo relativo all’attività lavorativa in modo da rendere ancora più significativo il controllo di gestione.

Calendario Presenze

Gestione Presenze e Assenze Web consente di redigere un “calendario presenze” automatico che crea, in base ad uno standard orario per dipendente, le ore fittizie lavorate per ogni singola giornata; l’operatore (che ipoteticamente potrebbe essere il dipendente stesso) comunica tramite input facilitato le eventuali eccezioni che completano il mese (straordinari, assenze varie). Lavorando per “eccezione” si riducono notevolmente i tempi di compilazione del foglio presenze e, quindi, i tempi per le vidimazioni del mese e le rendicontazioni per le paghe.
La gestione del foglio presenze automatico si pone come alternativa alla normale gestione del sistema di presenze che prevede l’impiego di badge e terminali di rilevazione. Questi due sistemi possono anche convivere e sfruttare i medesimi strumenti di normale amministrazione (viste e stampe reportistiche, monitoraggio dipendenti, ecc.).

Pianificazione

La pianificazione è lo strumento ideale per gestire, programmare ed elaborare la presenza del personale presente nei reparti e/o punti vendita.
Con questo strumento il responsabile ha la possibilità di pianificare le fasce lavorative di ognuno dei propri collaboratori.
Esistono due modalità di pianificazione:
•  libera: viene utilizzata per la gestione dei punti vendita e permette all’operatore di scegliere, senza alcun vincolo, le fasce orarie di lavoro per ciascun collaboratore;
•  turni: viene utilizzata per la gestione di reparti con turni predefiniti e permette all’operatore di scegliere, fra un range di orari, quello più opportuno per ciascun collaboratore.
Nell’attività di pianificazione l’operatore è aiutato da contatori e grafici allineati in tempo reale in base ai dati inseriti, così la programmazione delle assenze e i prestiti di personale ad altre strutture risultano più semplici.
La pianificazione viene presa come riferimento per i controlli sulle timbrature effettuati dalla rilevazione presenze.
Una volta gestita la pianificazione, il sistema offre la possibilità di una serie di tabulati per pubblicare il risultato ottenuto.
Il responsabile ha sempre sotto controllo l’evidenza del monte ore teorico e del monte ore pianificato, nonchè delle informazioni statistiche di supporto, al fine di verificare l’attività lavorativa del reparto rispetto alla pianificazione preparata; di conseguenza il responsabile può validare gli straordinari e giustificare le assenze.

Prenotazione e consumazione mensa

Prevede due funzioni, “Prenotazione” e “Consumazione”, utilizzabili anche singolarmente, che consentono la scelta del pasto con possibilità di selezione dei piatti. In entrambe le funzioni si può scegliere la normale gestione di un pasto generico oppure quella di un pasto dettagliato, indicando il tipo di pasto, di portata, di extra ed eventualmente il relativo importo. Il modulo consente stampe ed esportazioni per ottenere il riepilogo giornaliero e mensile dei pasti consumati dettagliati per mensa e dipendente, con totale pasti ed importi, per l’addebito al dipendente ed il controllo della fatturazione dei gestori delle mense.

Multilingua

Il prodotto è disponibile anche in lingua inglese. É comunque possibile tradurre e/o personalizzare i contenuti delle diverse videate e le descrizione tabellari in qualsiasi lingua supportata dal sistema operativo.

Infovision

Infovision è uno strumento di Business Intelligence prodotto e fornito da Zucchetti. Attraverso un datawarehouse interfacciato su tutta la Suite HR Zucchetti è possibile effettuare query grafiche che consentono di estrarre tutti i dati delle procedure, permettendo all’utente finale di gestire in modo personalizzato la reportistica interna. Infovision è nativamente integrato alle soluzioni HR, con datamart precostituiti per facilitare il processo decisionale. Tra gli altri vantaggi citiamo:
•  l’interfaccia molto intuitiva e veloce, anche nella costruzione di grafici statistici;
•  la possibilità di confrontare fino a quattro periodi elaborativi diversi;
•  la compatibilità e precisione nelle estrazioni in Excel, Word e altri strumenti anche non Office (es. formato pdf).

ALTRE FUNZIONALITA’

•  formule utente, che si affiancano alla gestione tabellare per verticalizzare ulteriormente e rendere ancora più flessibile l’impianto di calcolo;
•  registrazione delle timbrature originali, che vengono conservate per avere immediati riscontri della situazione reale rispetto a successive elaborazioni;
•  gestione anomalie vincolanti, che consente di evidenziare i soli dipendenti con situazioni anomale;
•  gestione anomalie non vincolanti, che consente di evidenziare messaggi di warning all’ufficio personale senza obbligo di intervento;
•  schedulatore, per l’elaborazione automatizzata di grandi volumi di dati, quali l’analisi giornaliera e la totalizzazione mensile;
•  visualizzazioni e stampe, per ottenere in formato pdf la documentazione contenente tutti i dati utili all’ufficio del personale; è possibile, inoltre, generare file in formato testo per facilitare il trasferimento di dati ad altre procedure o per elaborarli tramite fogli di calcolo.

Caratteristiche tecniche

•  architettura web based
•  configurabile in Internet/Intranet
•  sviluppato in linguaggio Java
•  multipiattaforma (sistemi operativi Windows 200x family, Linux)
•  database indipendente (database certificati: Oracle 10g, Microsoft SQL Server)
•  Richiede, sulla stazione client, la sola presenza di un browser HTML (Internet Explorer 7.0 o successive, Firefox Mozilla 2.x)
•  Rilevazione presenze possibile con terminali Zucchetti (collegabili con il server centrale sia via LAN – WAN, sia mediante linea telefonica commutata), con lettori biometrici e con HW non Zucchetti.

Il software può anche essere utilizzato in modalità ASP. In questo caso viene installato su una macchina “ospite” presso la Server Farm Zucchetti con alta garanzia di affidabilità e sicurezza.

Moduli e funzioni

L’applicazione Gestione presenze e assenze web ha una struttura modulare che la rende particolarmente adatta alle imprese in continua crescita, le cui esigenze specifiche sono a volte difficili da determinare. Questa modularità rende l’applicazione fruibile e adattabile a tutte le esigenze aziendali, presenti o future.